Was ist Email-Archivierung?

Die E-Mail-Archivierung ist ein systematischer Ansatz zum Speichern und Schützen der in E-Mail-Nachrichten enthaltenen Daten, um einen schnellen Abruf zu ermöglichen. Dieser Prozess ist in vielen Unternehmen eine wichtige Komponente, da er sicherstellt, dass per E-Mail gesendete Informationen für zukünftige Referenzzwecke, Rechtsangelegenheiten und die Einhaltung von Vorschriften jederzeit verfügbar sind. E-Mail-Archivierungslösungen erfassen E-Mail-Inhalte entweder direkt aus der E-Mail-Anwendung selbst oder während des Transports. Die Nachrichten werden dann auf Magnetplattenspeichern gespeichert und indiziert, um zukünftige Suchvorgänge zu vereinfachen.

Im Zusammenhang mit der Cybersicherheit spielt die E-Mail-Archivierung eine entscheidende Rolle beim Schutz sensibler Informationen vor potenziellen Bedrohungen. Sie bietet einen sicheren Speicherort für die Datenspeicherung und reduziert so das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff. Darüber hinaus ermöglicht sie die Überwachung der E-Mail-Kommunikation, wodurch potenzielle Sicherheitsbedrohungen oder -verletzungen erkannt werden können.

Bedeutung der E-Mail-Archivierung

Die Archivierung von E-Mails ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung. Erstens hilft sie Organisationen bei der Einhaltung von Vorschriften. Viele Branchen unterliegen Vorschriften, die sie dazu verpflichten, elektronische Kommunikation, einschließlich E-Mails, für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu schweren Strafen führen.

Zweitens hilft die E-Mail-Archivierung bei Rechtsstreitigkeiten. Bei Rechtsstreitigkeiten dienen E-Mails oft als Beweismittel. Ein Archiv hilft Organisationen, relevante E-Mails schnell zu finden und abzurufen. Schließlich hilft die E-Mail-Archivierung bei der Optimierung der Leistung von E-Mail-Servern. Durch das Verschieben alter E-Mails vom Server in ein Archiv wird Speicherplatz auf dem Server freigegeben, wodurch dessen Leistung verbessert wird.

Konformität mit Vorschriften

Verschiedene Branchen, wie das Gesundheitswesen, der Finanzsektor und die Regierung, unterliegen spezifischen Vorschriften zur Datenaufbewahrung. So verpflichtet beispielsweise der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) Organisationen im Gesundheitswesen dazu, E-Mails mit Patientendaten sechs Jahre lang aufzubewahren. Ähnlich verhält es sich mit dem Sarbanes-Oxley Act, der vorschreibt, dass die gesamte Kommunikation eines Unternehmens, einschließlich E-Mails, sieben Jahre lang aufbewahrt werden muss.

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und einer Schädigung des Rufs der Organisation führen. Daher ist die E-Mail-Archivierung nicht nur eine gute, sondern auch eine notwendige Praxis, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten

E-Mails dienen oft als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten. Sie können während eines Rechtsstreits geltend gemachte Ansprüche stützen oder widerlegen. Daher ist ein zugängliches und durchsuchbares E-Mail-Archiv in solchen Situationen von entscheidender Bedeutung. Es ermöglicht Organisationen, relevante E-Mails schnell zu finden und abzurufen, was sich erheblich auf den Ausgang des Falles auswirken kann.

Darüber hinaus kann der Prozess der eDiscovery, bei dem elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) als Reaktion auf ein Herausgabeverlangen in einem Rechtsstreit identifiziert, gesammelt und produziert werden, mit einem gut gepflegten E-Mail-Archiv beschleunigt werden.

So funktioniert die E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierungslösungen erfassen E-Mails beim Senden oder Empfangen oder direkt vom E-Mail-Server. Die E-Mails werden dann indiziert und in einem sicheren Repository gespeichert. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte, darunter Datenextraktion, Datenindizierung und Datenspeicherung.

Bei der Datenextraktion werden die E-Mail-Daten vom E-Mail-Server oder während des Transports erfasst. Bei der Datenindexierung wird ein Index der E-Mail-Daten erstellt, um ein einfaches und schnelles Abrufen zu ermöglichen. Bei der Datenspeicherung werden die E-Mail-Daten in einem sicheren und verschlüsselten Format gespeichert, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Datenextraktion

Bei der Datenextraktion in der E-Mail-Archivierung werden die E-Mail-Daten entweder direkt vom E-Mail-Server oder während des Transports erfasst. Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass alle E-Mails, sowohl eingehende als auch ausgehende, erfasst und im Archiv gespeichert werden. Außerdem wird sichergestellt, dass während des Archivierungsprozesses keine E-Mail-Daten verloren gehen.

Die Methode der Datenextraktion kann je nach E-Mail-Archivierungslösung variieren. Einige Lösungen lassen sich direkt in den E-Mail-Server integrieren und extrahieren Daten von dort. Andere erfassen die Daten während des Transports, d. h. während die E-Mails gesendet oder empfangen werden.

Datenindexierung

Die Datenindexierung ist ein entscheidender Teil des E-Mail-Archivierungsprozesses. Dabei wird ein Index der E-Mail-Daten erstellt, um ein einfaches und schnelles Abrufen zu ermöglichen. Bei diesem Prozess werden die E-Mail-Daten gescannt und ein Index basierend auf verschiedenen Parametern wie Absenderadresse, Empfängeradresse, Datum und Betreff erstellt.

Durch den Indexierungsprozess wird das E-Mail-Archiv durchsuchbar. Das bedeutet, dass Benutzer bestimmte E-Mails anhand verschiedener Suchkriterien schnell finden und abrufen können. Ohne Datenindexierung könnte das Auffinden einer bestimmten E-Mail im Archiv wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen sein.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung bietet mehrere Vorteile. Dazu gehören eine verbesserte Serverleistung, geringere IT-Kosten, ein besseres Datenmanagement und eine höhere Sicherheit. Durch die Archivierung alter und selten aufgerufener E-Mails können Organisationen die Leistung ihrer E-Mail-Server erheblich verbessern. Dies liegt daran, dass E-Mail-Server nicht für die Verwaltung großer Datenmengen ausgelegt sind.

Durch die Verlagerung alter E-Mails in ein Archiv können Organisationen Speicherplatz auf dem Server freigeben und so dessen Leistung verbessern. Darüber hinaus kann die E-Mail-Archivierung auch dazu beitragen, die IT-Kosten zu senken. Dies liegt daran, dass die Kosten für die Wartung eines E-Mail-Servers oft höher sind als die Kosten für die Wartung eines E-Mail-Archivs.

Verbesserte Serverleistung

E-Mail-Server sind nicht für die Verarbeitung großer Datenmengen ausgelegt. Mit zunehmendem E-Mail-Datenvolumen kann die Leistung des E-Mail-Servers nachlassen. Dies kann zu einer langsameren E-Mail-Zustellung, längeren Serverausfallzeiten und anderen Leistungsproblemen führen.

Die E-Mail-Archivierung hilft, diese Probleme zu beheben, indem alte und selten aufgerufene E-Mails vom Server in das Archiv verschoben werden. Dadurch wird nicht nur Speicherplatz auf dem Server freigegeben, sondern auch die Gesamtleistung des E-Mail-Servers verbessert.

Geringere IT-Kosten

Die Wartung eines E-Mail-Servers kann kostspielig sein. Dies liegt daran, dass E-Mail-Server regelmäßig gewartet, aktualisiert und gesichert werden müssen. Darüber hinaus müssen Unternehmen möglicherweise in zusätzliche Serverkapazität investieren, wenn das E-Mail-Datenvolumen zunimmt.

Durch die E-Mail-Archivierung können diese Kosten gesenkt werden, indem alte E-Mails vom Server in das Archiv verschoben werden. Dadurch wird nicht nur die Serverlast verringert, sondern auch der Bedarf an zusätzlicher Serverkapazität reduziert. Darüber hinaus sind E-Mail-Archive wartungsärmer als E-Mail-Server, was die IT-Kosten weiter senkt.

Fazit

Die E-Mail-Archivierung ist ein entscheidender Bestandteil moderner Geschäftsabläufe und Cybersicherheitsstrategien. Sie hilft Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung von Vorschriften und der Unterstützung von Rechtsstreitigkeiten, sondern verbessert auch die Leistung von E-Mail-Servern und senkt die IT-Kosten. Daher ist die Umsetzung einer effektiven E-Mail-Archivierungsstrategie für jedes Unternehmen, das auf E-Mail-Kommunikation angewiesen ist, unerlässlich.

Angesichts des zunehmenden E-Mail-Datenvolumens und der wachsenden Bedrohung durch Cyberangriffe kann die Bedeutung der E-Mail-Archivierung nicht hoch genug eingeschätzt werden. Daher sollten Organisationen in eine robuste E-Mail-Archivierungslösung investieren, die ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht.