Qu'est-ce que la conformité HIPAA ?

Le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est une loi américaine qui prévoit des dispositions en matière de confidentialité et de sécurité des données pour protéger les informations médicales. Elle a été promulguée en 1996 avec deux objectifs principaux : fournir une couverture d'assurance maladie continue aux travailleurs qui perdent ou changent d'emploi, et réduire les charges administratives et le coût des soins de santé en normalisant la transmission électronique des transactions administratives et financières. L'HIPAA a également pour objectif de lutter contre les abus, les fraudes et les gaspillages dans le domaine de l'assurance maladie et de la prestation de soins de santé.

La conformité à l'HIPAA est le processus qui consiste à s'assurer que votre organisation respecte les règles établies par l'HIPAA. Ces règles sont conçues pour protéger la confidentialité et la sécurité des informations relatives à la santé. Il peut s'agir de tout ce qui concerne les dossiers des patients ou les détails des paiements. Le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes amendes et pénalités. Il est donc essentiel pour toute organisation qui traite des informations de santé protégées (PHI) de s'assurer qu'elle est en conformité.

Comprendre l'HIPAA

La loi HIPAA est divisée en deux sections principales : Le titre I et le titre II. Le titre I de la loi HIPAA protège la couverture d'assurance maladie des personnes qui perdent ou changent d'emploi. Il interdit également aux régimes d'assurance maladie de groupe de refuser la couverture à des personnes souffrant de maladies spécifiques et de conditions préexistantes, et de fixer des limites de couverture à vie. Le titre II de l'HIPAA, connu sous le nom de dispositions relatives à la simplification administrative (AS), exige la mise en place de normes nationales pour les transactions électroniques en matière de soins de santé et d'identifiants nationaux pour les prestataires, les régimes d'assurance maladie et les employeurs.

Les dispositions de l'AS traitent également de la sécurité et de la confidentialité des données de santé. Les normes ont pour but d'améliorer l'efficacité du système national de soins de santé en encourageant l'utilisation généralisée de l'échange de données électroniques dans le système de soins de santé américain.

Le règlement sur la protection de la vie privée

La règle de confidentialité, élément clé de l'HIPAA, fixe des normes nationales concernant l'utilisation et la divulgation des informations de santé protégées (PHI). Elle confère aux patients des droits sur leurs informations de santé et fixe des règles et des limites quant aux personnes qui peuvent consulter et recevoir les informations de santé d'un patient. La règle de confidentialité s'applique à toutes les formes d'informations de santé protégées, qu'elles soient électroniques, écrites ou orales.

En vertu de la règle de confidentialité, les entités concernées (qui comprennent les plans de santé, les centres d'échange de soins de santé et certains prestataires de soins de santé) doivent mettre en place des garanties pour protéger les informations relatives aux patients. Elles doivent raisonnablement limiter les utilisations et les divulgations au minimum nécessaire pour atteindre l'objectif visé. Elles doivent conclure des contrats avec leurs sous-traitants et d'autres personnes pour s'assurer qu'ils utilisent et divulguent correctement les informations sur les patients et qu'ils les protègent de manière appropriée. Les entités couvertes doivent également mettre en place des procédures pour limiter les personnes autorisées à consulter les informations relatives aux patients et mettre en œuvre des programmes de formation à l'intention des employés sur la manière de protéger les informations relatives aux patients.

La règle de sécurité

La règle de sécurité, autre partie de l'HIPAA, fixe des normes pour la sécurité des données des patients. Elle spécifie une série de mesures de protection administratives, physiques et techniques que les entités couvertes doivent utiliser pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations électroniques protégées sur la santé (ePHI). Ces règles s'appliquent aux plans de santé, aux centres d'échange de soins de santé et à tout prestataire de soins de santé qui transmet des informations de santé sous forme électronique.

En vertu de la règle de sécurité, les entités couvertes doivent mettre en œuvre des politiques et des procédures techniques qui permettent uniquement aux personnes autorisées d'accéder aux informations électroniques protégées sur la santé (ePHI). Elles doivent également mettre en œuvre des mécanismes matériels, logiciels et/ou procéduraux pour enregistrer et examiner les accès et autres activités dans les systèmes d'information qui contiennent ou utilisent des ePHI. En outre, ils doivent mettre en place des mesures de protection contre toute menace ou tout risque raisonnablement anticipé pour la sécurité ou l'intégrité des informations électroniques sur la santé.

Exigences de conformité HIPAA

La conformité à l'HIPAA implique le respect des exigences de l'HIPAA et des règlements qui l'accompagnent, à savoir la règle de confidentialité, la règle de sécurité et la règle de notification des violations. Ces règles exigent des entités concernées qu'elles mettent en œuvre plusieurs mesures de sauvegarde pour protéger les PHI, notamment des mesures de sauvegarde administratives, physiques et techniques. En outre, les entités concernées sont tenues d'avoir un responsable de la conformité et de former leurs employés au respect de la loi HIPAA.

Les garanties administratives impliquent la sélection, le développement, la mise en œuvre et la maintenance des mesures de sécurité pour protéger les PHI et gérer la conduite du personnel de l'entité couverte en relation avec la protection de ces informations. Les garanties physiques impliquent des mesures physiques, des politiques et des procédures visant à protéger les systèmes d'information électroniques d'une entité couverte ainsi que les bâtiments et équipements connexes contre les risques naturels et environnementaux et les intrusions non autorisées. Les garanties techniques concernent la technologie ainsi que la politique et les procédures d'utilisation qui protègent les PHI et en contrôlent l'accès.

Avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée

Dans le cadre de la conformité à l'HIPAA, les entités concernées sont tenues de fournir un avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée (NPP). La NPP doit décrire la manière dont l'entité couverte peut utiliser et divulguer les PHI. Il doit également indiquer les obligations de l'entité concernée en matière de protection de la vie privée, fournir un avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée et respecter les conditions de l'avis actuel. Le NPP doit également décrire les droits des individus, y compris le droit de se plaindre auprès du HHS et de l'entité couverte s'ils estiment que leurs droits en matière de protection de la vie privée ont été violés.

Le PPN doit être fourni à chaque personne au plus tard à la date de la première prestation de services et, sauf en cas de traitement d'urgence, l'entité couverte doit s'efforcer de bonne foi d'obtenir de la personne un accusé de réception écrit de la notification. S'il n'est pas possible d'obtenir un accusé de réception, l'entité couverte doit documenter ses efforts pour obtenir l'accusé de réception et la raison pour laquelle l'accusé de réception n'a pas été obtenu.

Accords d'association d'entreprises

La mise en place d'accords d'association commerciale (BAA) est une autre exigence de la conformité HIPAA. Un BAA est un contrat entre une entité couverte par l'HIPAA et un associé commercial de l'HIPAA. Le contrat protège les informations personnelles conformément aux directives de l'HIPAA. Lorsqu'une entité couverte fait appel à un contractant ou à un autre membre du personnel pour effectuer des services ou des activités d'"associé commercial", la règle exige que l'entité couverte inclue certaines protections de l'information dans un accord d'associé commercial.

Dans l'accord d'association commerciale, une entité couverte doit imposer des garanties écrites spécifiques sur les informations de santé individuellement identifiables utilisées ou divulguées par ses associés commerciaux. En outre, une entité couverte ne peut pas autoriser contractuellement son associé à utiliser ou à divulguer des informations de santé protégées qui violeraient la règle.

Mise en œuvre et sanctions en cas de non-conformité

L'Office for Civil Rights (OCR) veille à l'application de la HIPAA Privacy Rule et de la HIPAA Security Rule. L'OCR enquête sur les plaintes qui lui sont adressées et effectue des contrôles de conformité pour déterminer si les entités couvertes sont en conformité. En outre, il assure une mission d'éducation et de sensibilisation afin d'encourager le respect des exigences des règles. L'OCR collabore également avec le ministère de la justice pour signaler d'éventuelles violations pénales de ces règles.

Les sanctions pour non-respect de la loi HIPAA peuvent être sévères. Elles dépendent du degré de négligence et peuvent aller de 100 à 50 000 euros par infraction (ou par enregistrement), avec une sanction maximale de 1,5 million d'euros par an en cas de violation d'une disposition identique. Les infractions peuvent également donner lieu à des poursuites pénales pouvant déboucher sur une peine d'emprisonnement.

Plaintes

Les personnes qui pensent qu'une entité couverte a violé leurs droits à la confidentialité des informations de santé (ou ceux d'une autre personne) ou a commis une autre violation des règles de confidentialité, de sécurité ou de notification des violations, peuvent déposer une plainte auprès de l'OCR. Les plaintes doivent être déposées par écrit, sur papier ou par voie électronique, et doivent nommer l'entité qui est supposée avoir violé les droits et décrire les actes ou omissions supposés être en violation des exigences applicables.

L'OCR peut enquêter sur toute plainte déposée dans le cadre de cette procédure. Une plainte pour représailles peut toutefois être déposée quel que soit le moment où l'acte de représailles a eu lieu. L'OCR peut également lancer un examen de conformité pour enquêter sur une entité couverte.

Sanctions

Les sanctions pour non-respect de la loi HIPAA peuvent être sévères. Elles dépendent du degré de négligence et peuvent aller de 100 à 50 000 euros par infraction (ou par enregistrement), avec une sanction maximale de 1,5 million d'euros par an en cas de violation d'une disposition identique. Les infractions peuvent également donner lieu à des poursuites pénales pouvant déboucher sur une peine d'emprisonnement.

Il existe quatre catégories de violations qui reflètent des niveaux de culpabilité croissants, et quatre niveaux correspondants de montants de pénalité, avec une pénalité maximale de 1,5 million de tonnes par an pour les violations d'une disposition identique. Dans certains cas, les personnes qui obtiennent ou divulguent sciemment des informations de santé identifiables individuellement en violation de la règle sur la protection de la vie privée s'exposent à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 1,5 million de tonnes et un an d'emprisonnement. Les sanctions pénales s'élèvent à 100 000 TTP et jusqu'à cinq ans d'emprisonnement si le comportement fautif implique de faux semblants, et à 250 000 TTP et jusqu'à dix ans d'emprisonnement si le comportement fautif implique l'intention de vendre, de transférer ou d'utiliser des informations de santé identifiables à des fins d'avantage commercial, de gain personnel ou de préjudice malveillant.

Conclusion

La conformité à la loi HIPAA est un aspect essentiel des activités de soins de santé aux États-Unis. Avec la numérisation croissante des dossiers médicaux et la valeur élevée des informations de santé pour les acteurs malveillants, il est plus important que jamais de garantir la confidentialité et la sécurité des informations sur les patients. En comprenant et en respectant les exigences de l'HIPAA, les organismes de soins de santé peuvent mieux protéger leurs patients et éviter les pénalités substantielles associées à la non-conformité.

Il est important de noter que si cet article donne une vue d'ensemble de la conformité HIPAA, il n'est pas exhaustif. L'HIPAA est une législation complexe qui comporte de nombreuses nuances et spécificités qui dépassent le cadre de cet article. Il est donc recommandé aux organismes de soins de santé de consulter des experts juridiques et des spécialistes de la conformité pour s'assurer qu'ils respectent tous les aspects de l'HIPAA.