Spamschutz für Unternehmen: Alles, was Sie wissen müssen

Spam ist nicht nur für Privatpersonen ein Dorn im Auge. Für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, ist es eine permanente Herausforderung, sich vor Spam zu schützen. Heute möchten wir Sie über die Gefahren informieren, die in Spam-Nachrichten stecken können, und wie Sie sich vor ihnen schützen können. 

Welche Möglichkeiten haben Sie, sich und Ihr Unternehmen zu schützen, und warum profitieren auch Ihre Kunden davon, wenn Sie einen wirksamen Spamschutz einsetzen?

Was ist Spam?

Der Begriff Spam bezieht sich auf unerwünschte Nachrichten, die in der Regel als Massenmails zu Werbezwecken und zu betrügerischen Zwecken wie Phishing verschickt werden [1]. Solche Nachrichten werden an Millionen von Empfängern verschickt. Der Hintergrund ist meist kommerziell. Das Ziel ist es, Umsätze zu generieren, weil sich die Empfänger der Nachricht zu einem Kauf oder zur Anmeldung für ein Abonnement entschließen.

Grundsätzlich kann Spam in die folgenden Kategorien eingeteilt werden:

  • Kommerzieller E-Mail-Spam
  • Phishing-E-Mails mit dem Ziel, sicherheitsrelevante Daten abzugreifen
  • Kettenbriefe und Virus-Warnungen
  • Von Viren versendete E-Mails

Wenn Sie einen wirksamen Spam-Schutz einrichten, können Sie sich vor all diesen verschiedenen Arten unerwünschter E-Mails schützen.

Wie wird man Opfer von Spam-Nachrichten?

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie Sie in den Fokus von Spammern geraten können. Wer seine E-Mail-Adresse unvorsichtigerweise in Gewinnspiele oder Newsletter einträgt, muss damit rechnen, dass er in Zukunft Spam-Nachrichten erhält. Auch wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse im Internet veröffentlichen, z.B. auf einer Website oder in einem Internetforum, kann sie in die Hände von Personen fallen, die sie dann für Spam-Mails verwenden.

Auch Spam-Nachrichten werden zunehmend über Kontaktformulare verschickt. Als Betreiber einer Website ist es wichtig, dass die Benutzer die Möglichkeit haben, Kontakt aufzunehmen, Fragen zu stellen oder Bestellungen aufzugeben. Meistens wird zu diesem Zweck ein Kontaktformular verwendet.

Es gibt automatisierte Programme und künstliche Intelligenz, die in der Lage sind, solche Kontaktformulare zu nutzen, um Spam zu versenden. Sogenannte Bots versenden Tausende von Nachrichten in kürzester Zeit. Nachrichten, die sowohl Ressourcen auf der Empfängerseite binden als auch gefährliche Inhalte wie Viren oder Trojaner enthalten können. Jeder, der Formulare im Internet anbietet, wird potenziell ein Opfer von Spam-Nachrichten.

Warum ist Spamschutz wichtig für Unternehmen?

Jedes Unternehmen sollte unabhängig von der Größe einen wirksamen Spam-Schutz in Betrieb nehmen. Auf diese Weise können fast alle unerwünschten Nachrichten herausgefiltert werden. Die Arbeitszeit, die Sie sonst für die Bearbeitung dieser unerwünschten Mails aufwenden würden, entfällt. Stattdessen können Sie sich auf wichtige Nachrichten von Kunden und Geschäftspartnern konzentrieren. Sie werden den Unterschied vor allem dann bemerken, wenn wieder eine große Welle von Spam-Nachrichten in kurzer Zeit eintrifft, wie es oft der Fall ist.

Spam-Nachrichten enthalten oft auch Viren oder Trojaner, die durch das Öffnen der Nachricht in das System gelangen können. Wenn der Spamschutz die Zustellung stoppt, verhindert er auch, dass gefährliche Anhänge versehentlich geöffnet werden.

Kriminelle aus dem Internet werden immer geschickter. Oft ist es nicht einmal auf den ersten Blick ersichtlich, dass es sich um Spam handelt. Deshalb ist Spamschutz, ob kostenlos oder gegen eine Gebühr, so eminent wichtig. Als Unternehmen sollten Sie die Entscheidung, ob auf eine E-Mail reagiert werden soll oder nicht, nicht Ihren Mitarbeitern allein überlassen.

4 wichtige Möglichkeiten, um Spam zu vermeiden

Wir haben vier Methoden zum Spamschutz identifiziert, die relativ einfach umzusetzen sind und eine hohe Wirkung haben. Alle vier Methoden, die teilweise auch als kostenloser Spamschutz verstanden werden können, stellen wir im Folgenden vor. Wir empfehlen, alle Methoden in Ihrem eigenen Unternehmen zu implementieren und damit einen Beitrag zur Datensicherheit zu leisten.

Eigene Daten nur selektiv herausgeben

Ein einfacher, aber sehr effektiver Schutz gegen Spam ist es, mit den eigenen Daten sorgsam umzugehen. Relevante E-Mail-Adressen sollten nicht frei zugänglich im Internet veröffentlicht werden. Damit erleichtern Sie den Absendern von Spam-Nachrichten den Zugang und laufen Gefahr, in deren Verteilerlisten aufgenommen zu werden.

Nicht auf Spam reagieren

Eine weitere wichtige Möglichkeit, sich vor weiterem Spam zu schützen, besteht darin, alle Nachrichten zu ignorieren, die Sie erhalten und die Sie als Spam eingestuft haben. Auch wenn es verlockend ist, sich durch einen Klick von einem vermeintlichen Newsletter abzumelden, geben Sie dem Absender damit eine wichtige Information. 

Wenn Sie sich abmelden, weiß der Absender, dass die Mailadresse aktiv verwendet wird und jede Nachricht bearbeitet wird. Dies könnte zu vielen weiteren Spamnachrichten führen. Es erfordert lediglich ein bisschen Disziplin, um sich vor zahlreichen weiteren Spamnachrichten zu schützen.

Schutz vor Spam-Nachrichten über die eigene Homepage

Was sich nicht vermeiden lässt, ist die Möglichkeit, dass potenzielle Kunden über eine Homepage Kontakt zu einem Unternehmen aufnehmen. Leider gibt es auch Roboter, die über solche Kontaktformulare Spam-Nachrichten versenden.

Als Unternehmen und Website-Betreiber können Sie sich mit der CAPTCHA-Verifizierung vor Spam-Nachrichten schützen. Bei diesem Verfahren wird der Nutzer aufgefordert, eine Aufgabe zu lösen, die beweist, dass er eine echte Person ist. Wenn Sie Ihren Kunden eine solche Aufgabe nicht zumuten möchten, können Sie auf unsere Lösung von Friendly Captcha zurückgreifen. Diese läuft vollständig im Hintergrund und erfordert keine Aktivität des Kunden.

Software zur Abwehr von Spam

Viele E-Mail-Services bieten einen grundlegenden Schutz vor Spam, indem sie verdächtige Nachrichten aussortieren, anstatt sie direkt in den Posteingang zu leiten. Dabei werden sowohl der Inhalt der Nachrichten als auch der Absender überprüft. Durch regelmäßige Updates können auch Nachrichten, die nach einem neuen Muster erstellt wurden, bis zu einem gewissen Grad als Spam identifiziert werden.

Fazit: Spamschutz im Unternehmen möglich machen

Um die Abläufe in einem Unternehmen nicht durch unerwünschte Nachrichten zu lähmen, ist es wichtig, einen Spamschutz einzurichten und zu pflegen. Spamschutz wird nie ganz kostenlos sein, aber durch das eigene Verhalten und die Sensibilisierung der Mitarbeiter kann man ohne Kosten schon einen wichtigen Beitrag zum Spamschutz leisten. 

Dies ist auch für die Außenwirkung eines Unternehmens wichtig, da es zu einem erheblichen Reputationsschaden führen kann, wenn Kunden erfahren, dass Kundendaten aufgrund von Spam und Problemen mit dem Datenschutz gestohlen werden konnten [2].

Wir wollen mit unserer technischen und für den Anwender bequemen Lösung zur Abweisung von automatisierten Nachrichten unseren Beitrag zum Spamschutz leisten. Es handelt sich dabei um eine Cloud-basierte Lösung, die sowohl Schrems II als auch DSGVO-konform ist. Wir bieten verschiedene Pakete an, die sich sowohl an kleine Start-ups als auch an Großkonzerne richten. Unsere innovative und erprobte CAPTCHA-Lösung kann einen wichtigen Beitrag zu einem wirkungsvollen Spamschutz leisten. Wir stehen gerne für eine unverbindliche Beratung zu unserem Produkt zur Verfügung.

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